FONCTIONNALITÉ · SECRÉTARIAT ET ÉQUIPE
Après chaque consultation, le dossier secrétaire est prêt : actes réalisés, rendez-vous à planifier, documents à préparer. Entre les rendez-vous, Alyxa envoie les rappels, recueille les confirmations et répond aux patients ; elle fait remonter à votre secrétariat ce qui demande un humain, avec le contexte et l’action attendue.
AU CABINET, AUJOURD’HUI
Le téléphone sonne pendant qu’un patient règle au comptoir. Un autre attend qu’on lui fixe son contrôle. En salle de soins, vous avez dit « il faudra revoir la 34 » ; l’information n’est jamais arrivée jusqu’à l’accueil.
Entre deux appels, il faut rappeler les rendez-vous du lendemain, rappeler au patient d’envoyer son devis à sa mutuelle, renvoyer une ordonnance égarée, retrouver qui avait demandé à être rappelé. Rien de tout cela n’est difficile. Tout cela prend du temps, et quelque chose finit par passer entre les mailles.
Le lendemain, un fauteuil reste vide : le patient avait oublié. Ce n’est la faute de personne. Une équipe ne peut pas surveiller chaque patient, chaque échéance et chaque demande en plus de tenir l’accueil.
AVEC ALYXA
À la fin de la consultation, le secrétariat reçoit ce qui le concerne : actes réalisés, rendez-vous à planifier, documents à préparer, et ce que vous avez ajouté à son intention.
Rappels et confirmations de rendez-vous, consignes après le soin, documents redemandés, démarche mutuelle : ces échanges ont lieu avec le patient sur WhatsApp, sans passer par l’accueil.
Un patient à rappeler, une urgence, un contrôle à reprogrammer, un retour mutuelle, un patient prêt à organiser ses soins, une insatisfaction : chaque situation arrive avec son contexte et l’action attendue.
L’équipe sait qui contacter, pourquoi, et ce qu’il faut faire. Un document demandé par le patient peut lui être transmis en un clic, par lien sécurisé sur WhatsApp.
Alyxa ne juge pas de la gravité d’une situation : elle la transmet, avec le contexte. Les rendez-vous restent fixés et reprogrammés par le cabinet, et la relation avec le patient reste celle de votre équipe.
CE QUE ÇA CHANGE
Pour le praticien
Le rendez-vous à prévoir, le devis à préparer, le point à revoir la prochaine fois : ce que vous dictez pour votre équipe rejoint le dossier secrétaire. Vous n’avez plus à y repenser entre deux patients.
Pour votre équipe
Le secrétariat ne surveille plus chaque patient à la main. Il voit qui a besoin de lui, pourquoi, et quelle action est attendue ; le reste suit son cours.
Pour vos patients
Un rappel de rendez-vous, une ordonnance à renvoyer, une question sur la mutuelle : le patient obtient ce qu’il demande sur WhatsApp. Et quand il doit parler à quelqu’un, le cabinet le rappelle en connaissant déjà sa demande.
À partir de la consultation dictée ou enregistrée, Alyxa prépare un dossier destiné au secrétariat : ce qui a été fait, les rendez-vous à planifier et leur échéance, les documents à transmettre après validation. Plus rien ne se perd entre le fauteuil et l’accueil.
Vous pouvez y ajouter une information à l’intention de l’équipe, par exemple un point à revoir au prochain rendez-vous dont le patient n’a pas encore été informé.
Les conversations avec les patients ne s’affichent pas en vrac. Alyxa filtre et présente à l’équipe les situations qui demandent une intervention : patient à rappeler, urgence, annulation, reprogrammation, document, mutuelle, devis, satisfaction, bilan parodontal.
Chaque situation indique le patient, la raison et l’action attendue, avec le contexte du dossier : le soin réalisé, ce que le patient a écrit, la suite prévue par le praticien. Votre équipe n’a pas à relire l’historique pour comprendre ce qu’on attend d’elle.
Rappeler un rendez-vous, recueillir une confirmation, reprendre une consigne après le soin, renvoyer un compte rendu ou une ordonnance, rappeler au patient d’envoyer son devis à sa mutuelle puis revenir vers lui quelques jours plus tard, prévoir le contrôle annuel : ces échanges se font sur WhatsApp, selon les parcours configurés pour votre cabinet.
Le secrétariat garde un rôle essentiel. Alyxa lui retire la répétition, pas la relation avec les patients : l’accueil, les appels qui comptent et les décisions d’organisation restent les siens.
Avant le rendez-vous, le patient reçoit un rappel sur WhatsApp et peut confirmer sa venue. S’il ne peut pas venir, il le dit dans la conversation : l’annulation ou la demande de reprogrammation remonte au secrétariat, qui propose un autre créneau.
Un créneau libéré la veille peut encore être proposé à un autre patient ; un fauteuil vide sans prévenir, non. Le contrôle annuel suit la même logique : le patient est invité à le prévoir, et le secrétariat le recontacte s’il le souhaite.
Alyxa se consulte dans votre navigateur. Elle ne remplace ni votre logiciel métier ni votre agenda : elle prépare le dossier, accompagne les patients et signale ce qui demande une action. La démonstration permet de préciser les gestes à prévoir avec vos outils actuels.
Le dossier secrétaire est inclus dès Alyxa Docs. Les rappels de rendez-vous, le suivi des patients sur WhatsApp et les situations remontées à l’équipe font partie de l’offre All-in-One.
QUESTIONS FRÉQUENTES
En démonstration, nous partons d’une consultation jusqu’au dossier secrétaire, puis nous parcourons les situations qui arrivent à votre équipe au fil du suivi.
